Documentale

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

I documenti emessi da Trend .NET Enterprise, come preventivi, ddt, fatture, ordini a fornitore vengono archiviati automaticamente in formato pdf o altro formato deciso dall’azienda nel modulo documentale. I documenti ricevuti dai clienti come mail, pdf, documenti word e cosi via possono essere archiviati nel documentale semplicemente trascinandoli con il drag & drop. L’operazione di relazione è pratica perché sfrutta la tecnica di “drag & drop”, tipica di Windows, in questo modo l’utilizzatore di TREND .NET può “trascinare” con il mouse un oggetto sull’ icona che rappresenta il Modulo di Archiviazione Documentale: la procedura richiede di specificare il soggetto, la descrizione, la categoria alla quale appartiene l’oggetto e l’operazione è conclusa. Da questo momento è possibile visualizzare, ricercare ed aprire il file direttamente dalle schede anagrafiche dei soggetti e da tutti i terminali collegati a TREND .NET. Le regole di archiviazione fisica del file vengono definite nella configurazione documentale di TREND .NET e quindi tutto lo storico delle comunicazioni effettuate dall’azienda viene centralizzato anche e soprattutto per poter eseguire i backup di tutti i documenti.

GESTIONE DELLE REVISIONI

Per ogni tipologia di documento di magazzino è possibile definire se si desidera gestire o meno le revisioni. Questo significa poter tener traccia di tutte le modifiche effettuate nel corso del tempo ad uno stesso documento. Questa funzionalità è molto utilizzata nella gestione delle offerte, tutte le modifiche effettuate nel corso della redazione dell’offerta e le integrazioni richieste dal cliente vengono archiviate nel modulo documentale con le relative revisioni.

MOTORE DI RICERCA

La ricerca dei documenti archiviati nel modulo documentale è molto semplice, Il motore di ricerca permette di digitare le parole desiderate nella ricerca per trovare più velocemente i documenti. Tutti i documenti che contengono le parole ricercate vengono mostrati a video e con esse tutte le informazioni inserite a dettaglio dell’archiviazione come annotazioni, categorie e cosi via. Le procedure di ricerca agiscono inoltre in simbiosi con i filtri attivabili nel motore di ricerca quindi ad esempio è possibile attivare un filtro definendo che si desidera ricercare solo i preventivi emessi oppure preventivi emessi e conferme d’ordine insieme.
I filtri sono attivabili anche per data, per categoria, per soggetto, per cliente, per fornitore, per contatto, per prodotto, per commessa, ecc.

INTEGRAZIONE CON IL MODULO MAGAZZINO E DI PREVENTIVAZIONE

Per ogni documento del modulo di magazzino e gestione ordini è possibile definire se il documento creato debba essere archiviato nel modulo documentale. Anche tutti i documenti e le relative revisioni create con la preventivazione parametrica possono essere archiviati gestendo le relative revisioni, questo permette quindi, grazie all’integrazione con il C.R.M. di condividere questi documenti anche con gli addetti dell’ufficio commerciale per poter gestire la trattativa con il cliente.

INTEGRAZIONE CON IL MODULO DI FATTURAZIONE

E’ possibile indicare ai moduli di fatturazione l’archiviazione di tutte le fatture emesse. Anche in questo caso, l’integrazione con il modulo C.R.M. permette agli addetti dell’ufficio commerciale di interagire con il cliente finale.

GESTIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

I documenti ricevuti dai clienti, fornitori, contatti o prospect come ad esempio mail, pdf, file C.A.D, possono essere archiviati nel modulo documentale semplicemente trascinandoli con il drag & drop. Una volta archiviati possono essere ricercati ed aperti attraverso il motore di ricerca oppure direttamente dalle anagrafiche di Trend .NET Enterprise.

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GESTIONE DEI PROGETTI C.A.D

I progetti C.A.D. siano essi pdf oppure file dwg o di qualsiasi altro formato possono essere collegati ai relativi articoli o semilavorati semplicemente trascinandoli con il drag & drop oppure tramite apposite procedure che collegano questi file ai relativi prodotti in base a determinate logiche leggendoli da una directory. Il flusso documentale integrato con progetti C.A.D. permette di automatizzare alcune funzioni come l’invio del progetto stesso con la corretta revisione per eseguire le lavorazioni, includendolo automaticamente come allegato alla mail dell’ordine al fornitore. La condivisione dei progetti presso i centri di lavoro con il modulo M.E.S. dove tali progetti possono essere visualizzati a video nei touch screen in produzione.

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GESTIONE DELLE COMMESSE

Il documentale prevede la possibilità di collegare i file anche alle commesse. La condivisione dei file archiviati nel documentale è gerarchica, questo significa che se ho un progetto collegato ad un prodotto utilizzato nella commessa può essere ricercato dalla commessa stessa, se archivio un documento in una commessa lo posso ricercare anche dal relativo cliente associato alla commessa stessa.

GESTIONE DEI TEMPLATE

La gestione dei template del documentale permette di impostare dei modelli predefiniti in formato word oppure excel. La gestione dei template è molto comoda per gestire la creazione di nuovi documenti come ad esempio comunicazioni al cliente, fornitore ecc. ecc. Il template è condiviso con tutti gli operatori di Trend .NET Enterprise e il documento redatto tramite il template viene automaticamente archiviato nel documentale.

INTEGRAZIONE CON P.D.M.

L’integrazione tra il documentale ed i progetti C.A.D. gestiti o creati dai P.D.M. permettono di velocizzare la condivisione dei progetti all’interno del flusso industriale di produzione e flusso passivo di acquisto. I progetti dei singoli particolari vengono collegati ai relativi semilavorati, prodotti finiti o materie prime per automatizzarne la gestione.