Contabilità generale

Prima Nota, IVA e Scadenziari

E’ semplicissimo compilare una qualsiasi registrazione contabile con l’ausilio dell’ “Accounting Wizard”. TREND .NET in base alle impostazioni della causale contabile, chiede le informazioni necessarie per automatizzare l’inserimento di tutta la registrazione contabile in una unica schermata.
Tutti gli automatismi come contropartite, valute estere, regole di applicazione scadenziari come ad esempio il salto mese o posticipo effetti, applicazione di modalità di pagamento condizionali, chiusura delle partite aperte e cosi via … vengono gestite automaticamente.
La tecnologia global, integrata in tutta la piattaforma Trend .NET Enterprise, permette di “navigare” nelle informazioni gestionali con un semplice click del mouse.
Se stai consultando ad esempio l’anagrafica clienti, potrai accedere al suo estratto conto, alla sua situazione di affidamento, allo scadenziario, al suo cruscotto per monitorare l’andamento delle vendite oppure il suo portafoglio ordini, e a tutte le informazioni collegate al cliente stesso.

Contabilità Clienti/Fornitori

La facilità nel recuperare le informazioni contabili e la praticità d’uso delle procedure che compongono i moduli dell’area Amministrazione, consentono agli operatori di eseguire le mansioni con precisione e rapidità.
La gestione della Contabilità dei Clienti e dei Fornitori e il controllo delle relative situazioni contabili, è possibile utilizzando le funzioni integrate anche direttamente nella scheda anagrafica. Tutte le informazioni inserite confluiscono nel modulo portafoglio dal quale è possibile stampare o inviare via mail, anche automaticamente, lettere di sollecito e promemoria delle scadenze.
È interessante come l’insieme delle rate ancora da incassare interagisca con il modulo CashFlow, che le proietta in comodi planning e cruscotti per completare la situazione dei flussi di cassa.
Altre procedure si collegano agli archivi contabili, è il caso, ad esempio, del Controllo affidamenti clienti, una procedura che “avvisa” gli operatori quando il cliente ha superato l’affidamento che gli è stato concesso e quindi blocca le operazioni di vendita. Altri automatismi possono modificare lo “status” del cliente, come la registrazione degli insoluti che, oltre a spedire lettere di richiamo al pagamento, blocca il cliente inserendolo nella Black List.

Gestione Cespiti Ammortizzabili

Il modulo ammortamenti di TREND permette la gestione automatizzata dei cespiti.
L’utente nel caricare un cespite deve unicamente attribuire codice, descrizione, gruppo, specie, punto di appartenenza (in TREND sono caricate le tabelle ministeriali dei coefficienti di ammortamento pre e post 1988 con le relative percentuali in base al tipo di attività), tipo di cespite (nuovo o usato) e se il bene è mobile, immobile o immateriale.
Nel caricare un cespite l’utente può anche attribuire, oltre alla categoria, il reparto che viene di solito utilizzato per eseguire delle stampe utili per ricalcolare il costo orario dei vari centri di costo.
In base alle informazioni attribuite, TREND provvederà ogni anno a calcolare la relativa quota di ammortamento seguendo le normative fiscali vigenti.

La gestione cespiti prevede anche la possibilità di impostare se il calcolo dell’ammortamento deve avvenire in modo anticipato, accelerato o ritardato, adeguandosi alle esigenze contabili dell’azienda. Consultando l’Anagrafica Cespiti, l’utente visualizza in maniera chiara e completa la situazione del cespite, TREND.NET infatti mostra, come si può vedere dalla figura, il valore iniziale, il valore ammortizzabile, il valore del fondo, gli incrementi o decrementi di valore (es.: rivalutazione degli immobili), il valore di vendita (anche parziale) e la plusvalenza o minusvalenza. Nella scheda Movimenti vengono visualizzati tutti i movimenti che il cespite ha subito fino a quel momento per averne rapidamente una situazione più analitica. Attraverso la procedura del Piano di Ammortamento l’utente può in qualsiasi momento monitorare la situazione dei cespiti eseguendo il calcolo dell’ammortamento e la registrazione in prima nota dello stesso.

Bilanci contabili

In TREND .NET sono disponibili diverse modalità di stampa di bilancio per soddisfare le esigenze più disparate degli amministratori.

Il bilancio è la stampa che riflette lo stato di salute dell’azienda e, visualizzato in diverse forme, permette di valutare in forma economica l’andamento dell’attività.
I bilanci per Mastro, per Conto, o per Sottoconto si differenziano per il diverso grado di sinteticità che li caratterizza.

Il Bilancio Riepilogato riporta subtotali per Conto e le percentuali di incidenza dei sottoconti sui totali. Quello confronta più esercizi calcolando le differenze percentuali tra un anno e un altro.

Il Bilancio in Planning è molto interessante perché, oltre a proporre il saldo alla data di esecuzione, visualizza i saldi dei vari conti per mese. Quest’ultimo può essere anche utilizzato come controllo per gli scostamenti dei costi/ricavi in funzione delle impostazioni indicate a livello di conto (budget).

Tutti i bilanci sono esportabili nativamente nei vari formati più diffusi come ad esempio in Excel, PDF, Word, HTML ecc. ecc.

“Grazie a TREND sono riuscito a diminuire i tempi di gestione contabile del 50% ottenendo tutte le informazioni di cui ho bisogno in tempo reale”

Paolo Pierucci_ALUBRILL (Amministratore)

Bilancio CEE

Una ulteriore riclassificazione del bilancio di TREND è quella secondo la IV direttiva CEE.
Questa permette di redigere un bilancio secondo i criteri indicati in questa direttiva, indipendentemente da come si è congegnato il piano dei conti dell’azienda, sarà sufficiente, infatti, associare il conto del piano al conto corrispondente conto dello schema di Bilancio.
Non è indispensabile indicare a priori sul piano dei conti tale corrispondenza, ma può essere fatto in corso d’opera.

Eventuali conti movimentati, ma non “associati” al piano contabile CEE, sono riportati in una specifica procedura di controllo per dare modo agli operatori di apportare le opportune correzioni.
E’ anche possibile eseguire l’elaborazione del Bilancio CEE con l’indicazione analitica dei conti del proprio piano dei conti, oltre che esportare il bilancio nei formati più diffusi come Excel, PDF, Word, HTML ecc. ecc.

Registri e Liquidazioni Iva

Dalle registrazioni contabili nascono le stampe fiscali riguardanti l’IVA. In una apposita tabella vengono memorizzati i dati da riportare sui giornali obbligatori: Registro IVA Acquisti, Vendite, Corrispettivi e, quindi, il riepilogo mensile o Liquidazione IVA, il riepilogo annuale IVA. Le procedure contabili sono identiche indipendentemente dal fatto che l’azienda sia in regime IVA mensile o trimestrale, ma le funzioni di stampa fiscale sono suddivise tra l’uno e l’altro. Prima di effettuare le stampe, in via definitiva, si possono utilizzare alcune funzioni che controllano l’esattezza dei dati in funzione alle scritture contabili a cui sono riferiti: quadratura tra archivio IVA e partitario IVA, ri-calcolo dell’imposta rispetto alla base imponibile, elenco dei codici IVA utilizzati con riferimento ai fornitori a cui sono stati imputati. Dopo i controlli di rito, la stampa, possibile sia in via provvisoria che definitiva; quest’ultima blocca le registrazioni in contabilità ma solo nella sezione in riferimento all’archivio IVA.

Giornale Bollato

La stampa del giornale bollato, comune a tutti i software che abbiano un modulo di contabilità, rispecchia i requisiti richiesti dalla normativa. Alcune procedure di controllo possono essere utilizzate prima di questa stampa per avere la certezza che la stampa risulti esatta.
Il controllo di quadratura e la ricerca di registrazioni “irregolari” indicano quali scritture correggere prima della stampa definitiva del Giornale Bollato o Giornalmastro. La stampa, che può anche essere fatta a video, se è effettuata in modalità definitiva, blocca tutte le registrazioni contabili. Solo gli utenti che hanno una particolare autorizzazione possono sbloccare le registrazioni o effettuare nuove stampe dopo quella “definitiva”.

Intrastat

Alle aziende che effettuano vendite e/o acquisti con soggetti appartenenti alla comunità europea, il modulo di TREND “Gestione Intrastat” permette di compilare, automaticamente, il modello (o elenco) Intrastat e il relativo file da spedire all’ Agenzia delle Dogane. Questa procedura è basata su una serie di archivi che permettono di riconoscere i clienti e/o fornitori facenti parte della comunità europea, la tipologia (il codice nomenclatura) degli articoli movimentati, la tipologia di transazione, il valore, e tutti i dati necessari per la corretta compilazione del modello. Questa funzione elabora l’archivio delle movimentazioni di magazzino, relative agli acquisti e alle vendite, e sulla base dei dati contenuti nei documenti elabora il tracciato.
Allo stesso tempo una procedura di quadratura controlla che i dati corrispondano all’ archivio IVA, per evitare difformità. Se i controlli danno esito positivo è possibile generare il file da inviare all’ Agenzia delle Entrate.

Dichiarazione d’intento

Per gli esportatori abituali, TREND .NET permette la generazione dei file telematici da inviare all’agenzia delle entrate per assolvere agli obblighi di legge di comunicazione delle Lettere di Intento.
Per i fornitori di esportatori abituali TREND .NET permette un’accurato controllo e verifica di tutti i protocolli registrati per evitare lo “splafonamento” rispetto al plafond concesso dal fornitore.
I controlli vengono effettuati automaticamente in fase di emissione di fattura e possono essere impostati per essere eseguiti anche in fase di registrazione ordine cliente e/o ddt di vendita, per permettere di richiedere un’estensione del plafond iva al proprio cliente prima dell’emissione della fattura.

Incassi e pagamenti

La procedura per la registrazione degli incassi e dei pagamenti permette la chiusura delle partite e l’aggiornamento delle schede contabili, degli scadenziari e del CashFlow. Una interfaccia video mostra le partite aperte del cliente o fornitore che è stato selezionato. Con un semplice click è possibile indicare le rate da estinguere per la quali, eventualmente, è anche possibile indicare l’acconto ricevuto/versato e stampare una quietanza. Alla chiusura di questa interfaccia la procedura impone di indicare quale tipo di registrazione contabile eseguire: Bonifico, Pagamento/Riscossione in Contanti, Pagamento con Assegno, ecc., ed esegue la scrittura negli archivi della contabilità. Dato che le rimesse/partite da chiudere sono generate dalle fatture, utilizzando questa procedura si azzerano gli errori che possono capitare eseguendo la registrazione “manualmente”. Con questo sistema, inoltre, la procedura memorizza i riferimenti alle fatture per le quali si stanno saldando le scadenze e ciò permette, oltre la stampa dell’estratto conto a partite aperte, anche la corretta gestione del CashFlow e, ad esempio, il pagamento delle provvigioni sul maturato.

Gestione Portafoglio

In TREND il “Portafoglio” è l’insieme delle procedure che permette di gestire tutte le forme di incasso o pagamento (RI.BA., Bonifici, Rimesse Dirette, Assegni, Contanti, Tratte, Cessioni, RID ecc.) generate dalla registrazione di una fattura. Si divide in Portafoglio Attivo e Passivo ed è alla base delle stampe che hanno la funzione di “scadenziario” e di quelle con funzione di “sollecito” per le riscossioni, oppure quelle di “promemoria” per i pagamenti. Anche la funzione per la registrazione automatica degli Incassi e Pagamenti utilizza quest’archivio. In questo caso è interessante la gestione degli acconti, che memorizza sulla rimessa l’importo, minore rispetto al dovuto, e lo riporta in tutte le stampe citate. La differenza tra l’importo della rimessa e l’importo pagato/riscosso indica che la stessa è ancora in scadenza. Quando i due importi coincidono la rimessa è saldata. In questo modo è possibile popolare le stampe con le sole rimesse “aperte”. Per le ricevute bancarie il modulo Portafoglio, ha alcune pratiche funzioni per la “presentazione” degli effetti attivi e il “ritiro” di quelli passivi. In pratica si compone l’elenco delle ricevute da pagare o da presentare, prelevando gli importi dall’ archivio Portafoglio, e quindi si “contabilizza” l’elenco, cioè si generano automaticamente le scritture contabili secondo la causale scelta. Nel caso della “presentazione” degli effetti attivi la procedura crea anche il file per i software di Home Banking.
Il portafoglio alimenta tutte le procedure di Cruscotto Aziendale e CashFlow per permettere di monitorare in tempo reale la situazione finanziaria dell’azienda.

Gestione Banche

La Gestione Conti Correnti e Scalari Bancari permette all’azienda di controllare gli estratti conto che riceve dalle banche, redigendo un documento di confronto sulla base delle condizioni pattuite e ai movimenti contabili effettuati. In pratica, la procedura esegue un calcolo dello sbilancio delle competenze che si può raffrontare con quello elaborato dalla banca.
Questa possibilità deriva dal fatto che, durante le registrazioni contabili nelle quali sono movimentati mastri legati alle banche, la procedura richiede la data valuta dell’operazione.
Anche operazioni massive, come la presentazione di distinte di incasso o il ritiro di effetti passivi, sfruttano automatismi per il calcolo della data valuta secondo le condizioni bancarie in archivio, dove sono memorizzate, ad esempio, le penali sugli sconfinamenti, le spese per le emissioni degli effetti, i diritti di brevità e le commissioni per gli effetti insoluti, le franchigie sulle operazioni gratuite, ecc.
In definitiva, attraverso l’impostazione accurata delle condizioni bancarie, TREND elabora l’estratto conto e lo scalare bancario e quindi determina l’importo degli interessi attivi e/o passivi e l’importo delle spese per singola banca aumentando notevolmente la possibilità per gli operatori di verificare che gli istituti bancari mantengano le condizioni concordate.
nel modulo banche sono disponibili procedure che permettono di verificare i castelletti e la convenienza di presentazione effetti (ovvero se, in base alle condizioni bancarie inserite ed in base ai castelletti disponibili è conveniente presentare gli effetti ad una banca piuttosto che ad un’altra).

CashFlow

Nei software gestionali, abitualmente, gli scadenziari mostrano incassi e pagamenti relativi alle sole scritture contabili delle fatture. Il modulo CashFlow di TREND, invece, consente alle aziende di valutare, in un prospetto che ricopre fino a diciotto mesi futuri, tutte le attività e passività dal punto di vista finanziario. In pratica è uno “scadenziario sofisticato” che comprende tutti i movimenti finanziari futuri e che propone, mese per mese, il bilancio delle entrate e delle uscite.
La caratteristica più interessante è che le componenti attive e passive di questo planning non sono alimentate solo dalle scritture contabili, ma anche dalle scritture di magazzino e da quelle extracontabili. Infatti, ad esempio, vengono considerati tra i valori dell’attivo anche gli Ordinativi dei Clienti inseriti a sistema e i documenti di vendita, i DDT, non ancora fatturati; viceversa al passivo sono considerati gli Ordinativi ai Fornitori e i DDT di acquisto non ancora contabilizzati. Le Scritture Extracontabili rappresentano scadenze, ossia valori in entrata o uscita, di cui non si ha traccia sugli scadenziari fino al momento di rilevarle contabilmente; è opportuno, quindi, inserirle in via previsionale per completare il planning dei mesi futuri. Con questa funzione è possibile includere nei flussi di cassa l’ammontare degli stipendi, contributi e tassazioni, finanziamenti, assicurazioni, affitti e tutto ciò che rappresenta un movimento del flusso finanziario. Il planning è sia in forma mensile, sia suddiviso per “decade” e quest’ultima rispecchia i tre periodi del mese dove, solitamente, si eseguono pagamenti.

Cruscotto Aziendale

Il cruscotto aziendale permette di monitorare l’andamento dell’azienda in modo semplice, veloce e preciso.

La modalità grafica di visualizzazione di tipo Metro Style lo rende estremamente semplice ed intuitivo.
Occorre semplicemente cliccare sull’indicatore desiderato per mostrare il dettaglio dell’informazione.
Sono disponibili vari grafici, cruscotti e KPI che visualizzano l’andamento delle vendite, acquisti, portafoglio, ordini ecc. ecc.
Il cruscotto aziendale è inoltre personalizzabile in base alle esigenze dell’utente finale attraverso l’ SDK.
La tipologia di grafico mostrata è personalizzabile in base alle esigenze e gusti dell’operatore.
Sono disponibili diverse tipologie di grafici come quelli a torta, a barra, area 3D, sideByside ecc.

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