Arken – Una storia di Successo

Arken Italia, oggi Arken S.p.A., è un’impresa che nasce a Sora (Frosinone), dal sogno imprenditoriale di Walter Bianco, Carlo Baldassini, Moreno Rotondi e Luigi (Gino) Porretta che, nel maggio del 1993, decidono di fondare una società per la commercializzazione di un montante in lamiera a incastro con brevetto di serraggio denominato “Primo”.

L’idea ebbe subito successo e dal “Primo”, i quattro imprenditori realizzarono una lunga serie di prodotti innovativi, nati dalla straordinaria capacità inventiva, produttiva e commerciale del gruppo. Ad oggi, dopo 25 anni di crescita e genialità, Arken S.p.A. è Leader nei mercati mondiali per la produzione di arredi modulari per negozi, accessori, vetrine, elementi d’arredo e manichini.

Le Sfide di Arken

La continua ricerca di soluzioni innovative ed originali ci ha portato a competere con successo sui mercati internazionali.
Investimenti e sedi produttive insistono su più paesi, ma la casa madre rimane a Ferentino, vicino Roma, su una superficie di 50.000 mq di cui 11.000 coperti ed adibiti a stabilimento di produzione di legno, plastica, vetro e metallo.

Una parte dello stabilimento è adibito a showroom ed è aperto a tutti i clienti. Importanti sono stati anche gli investimenti ecologici.
Attualmente lo stabilimento Arken comprende un impianto fotovoltaico da 400 Kw ed un impianto di cogenerazione, che trasforma gli scarti di lavorazione in energia pulita, in grado di produrre 75Kw di energia elettrica e circa 500Kw di energia termica che utilizziamo per l’impianto di stampaggio rotazionale ed anche per il riscaldamento degli ambienti.

Dal 2010 è operativo un sito di vendita e-commerce che permette, ai nostri clienti, di acquistare 24/7 i prodotti Arken in totale autonomia, avendo a disposizione, oltre alle informazioni sui prezzi ed i dettagli tecnici, anche la disponibilità di magazzino in tempo reale di ogni articolo e la relativa data di evasione.

I più recenti investimenti hanno portato all’acquisizione di tecnologie flessibili di produzione che ci consentono di realizzare prodotti su disegno, commessa ed anche su misura, spalancando le porte ad un futuro sempre più costruito intorno alle esigenze del cliente.
L’arredamento Arken si compone di varie strutture componibili che permettono di allestire negozi dalle caratteristiche più diverse. Grazie, infatti, ai suoi pannelli dogati, ai vari tipi di cremagliere, ripiani ed accessori le possibilità di comporre arredi si moltiplica all’infinito così da soddisfare al meglio le caratteristiche dei committenti. I materiali utilizzati, quali il legno, il ferro, il vetro e la plastica sono declinati in varie collezioni che si adattano alle differenti tipologie di negozio che si vogliono realizzare………..

Gestione delle varianti di prodotto in Distinta Base

La gamma di articoli che Arken produce è in legno, in ferro, in plastica e vetro. Ognuno di questi materiali è proposto secondo molteplici varianti morfologiche: colore, essenza, tipo, misura.
È necessario gestire, quindi, le innumerevoli combinazioni del catalogo con distinte di base neutre abbinate a un configuratore di varianti.

La soluzione

I processi di fabbricazione in Arken si basano sui principi della produzione con metodo MTS e MTO. Gli applicativi per la gestione della produzione con questi metodi sono basati sulla struttura della Distinta di Base che comprende materiali e cicli di lavoro.
La vastità della gamma dei prodotti aziendali, combinati per le molteplici varianti disponibili (colore articolo, tipo di materiale, tipo di componentistica, colore della componentistica,), ha reso necessario l’utilizzo di un ERP come TREND che dispone del modulo Distinta Base Neutra. Con questa soluzione per ogni articolo è stato possibile gestire tutte le sue combinazioni, meglio conosciute come VARIANTI, abbinandole all’ articolo neutro tramite un Configuratore di Varianti. La conseguenza pratica per gli operatori è di poter gestire un Archivio Distinte di Base molto piccolo rispetto al numero delle combinazioni possibili. Ad esempio, quando l’Azienda decide di produrre un articolo in un nuovo colore o materiale, è sufficiente aggiungere il codice colore e il codice materiale nella lista di varianti opportuna, ma non deve in nessun modo mettere mano alle Distinte di Base o crearne di nuove.

Gestione delle diverse modalità di produzione

L’azienda producendo differenti tipologie di prodotti e ha diverse metodologie produttive. Una parte sono costruiti per essere stoccati a magazzino (metodo MTS) altri, in base alle particolarità della commessa (metodo MTO). Gli applicativi per la gestione della produzione con questi metodi sono basati sulla struttura multilivello della Distinta di Base che comprende materiali e cicli di lavoro. Data la vastità della gamma di prodotti Arken, combinati per le molteplici varianti disponibili (colore articolo, tipo di materiale, tipologia e colore della componentistica, …), è stato necessario utilizzare un software ERP con procedure per la gestione del magazzino e della produzione basate su una distinta multilivello e multi variante.

La soluzione

Arken Spa produce differenti tipologie di prodotti con diverse metodologie produttive. Parte dei suoi prodotti sono costruiti per essere stoccati a magazzino (metodo MTS) altri articoli in base alle particolarità della commessa (metodo MTO).
La complessità della gamma degli articoli realizzati considerando molteplici varianti è stata gestita utilizzando le funzioni e le proprietà del modulo Distinta Base Neutra.

La distinta base di un articolo comprende due aspetti: l’elenco dei materiali che compongono l’articolo e lavorazioni, ossia i cicli di lavoro (il processo produttivi, la sequenza delle lavorazioni) stabiliti per la costruzione dell’articolo stesso.
Per gestire i due metodi produttivi è stato utilizzato lo stesso concetto di distinta base, ma differiscono le elaborazioni che precedono il lancio in produzione.

Per la produzione MTO è essenziale calcolare le quantità di prodotto finito e dei componenti di distinta da produrre, al netto delle disponibilità di magazzino: è il modulo MRP I a Scansione di Livello di TREND, implementato per la produzione destinata ad essere stoccata a magazzino, che si occupa di elaborare un elenco dei codici da produrre. Questo elenco è, a tutti gli effetti, simile a un ordine di un cliente, quindi sarà inserito in un piano di produzione che, elaborato dal modulo MRP II genera gli ordini di lavorazione. Da questo punto della programmazione in poi, il due processi di produzione si svolgono in modo analogo, e quindi un unico sistema, il modulo MRP II di TREND gestisce la produzione.

Controllo dell’Avanzamento delle Lavorazioni

Il controllo dell’avanzamento delle lavorazioni è una tra le esigenze più importanti riguardanti la gestione della produzione. È necessario calcolare la durata delle lavorazioni per determinarne il costo e per gestire la capacità di produzione dei centri di lavoro. Il volume della produzione in Arken non consente la rilevazione dei tempi di lavorazione con sistemi off-line o che necessitino di re-imputazione dei dati.

La soluzione

Data la grande mole di ordini di lavorazione, generati dai molteplici piani di produzione di Arken, è impossibile una gestione non automatica del controllo degli avanzamenti. Fin dalla prima ora, quindi, l’installazione di TREND è stata configurata per la rilevazione delle fasi di lavorazione con sistemi elettronici come Touch Screen e Lettori di Codice a Barre.

Nel caso dei Touch Screen, gli operatori consultano una schermata, dove le lavorazioni sono elencate secondo la sequenza ottimale per mantenere i vincoli di produzione, che indica il numero dell’ordine da completare.

È sufficiente che essi “tocchino” la riga che si riferisce al numero di ordine che si vuole completare, per cominciare il conteggio del tempo e indicare al sistema che la produzione è iniziata. Al termine della lavorazione basta ri-toccare lo schermo, sulla stessa riga, per dar fine al conteggio del tempo e indicare il completamento dell’ordinativo.

La logica è la stessa quando si utilizza il lettore di codice a barre. Grazie all’introduzione di nuove macchine, è stata implementatala la gestione del codice 2D QR CODE che permette di passare tutte le info necessarie affinché i pezzi vengano bordati in un flusso completamente automatizzato.

Una schermata dedicata ai responsabili della produzione riporta tutte le lavorazioni in corso d’opera, dalla quale è possibile seguire tutta il processo produttivo dei componenti, la durata delle lavorazioni, i quantitativi prodotti e scartati, i motivi delle rilavorazioni, le differenze tra i tempi standard e i tempi consuntivi, …

Controllo di qualità delle produzioni

L’azienda mette in pratica un sistematico controllo di qualità che, oltre le verifiche sulle caratteristiche del prodotto, deve anche confermare la bontà dei processi produttivi. Le cause che portano a un riscontro di non conformità devono essere memorizzate, così che si possano studiare e, eventualmente, limitare o escludere modificando i processi produttivi.

La Soluzione

Per ottenere, allo stesso tempo, il controllo sulla qualità delle lavorazioni effettuate e sull’efficacia dei processi produttivi, Arken e TDA Informatica hanno progettato un sistema di monitoraggio che utilizza l’infrastruttura per la rilevazione dell’avanzamento delle lavorazioni (i pannelli Touch Screen sui centri di lavoro) come strumento per la segnalazione delle non conformità.

È ovvio che, dopo la segnalazione del fine di una lavorazione, debba avere luogo il controllo di qualità sul pezzo prodotto. Le istruzioni sul display del touch screen “indicano” all’operatore quali controlli eseguire sulle quantità prodotte, quindi deve indicare, eventualmente, quante unità non hanno passato il controllo di qualità. In caso di non conformità, oltre al numero deve essere indicato anche il motivo per cui il componente non risponde ai criteri qualitativi previsti. A questo punto l’operatore deve scegliere una tra una serie di “cause di non conformità”.

La causa, la fase di lavoro, l’operatore e il codice articolo sono legati in un archivio che può essere studiato per capire quali sono le non conformità ricorrenti, quali prodotti necessitano di una revisione alle operazioni di lavorazione, quali dipendenti sono più attenti e così rettificare i processi produttivi nell’ottica del miglioramento.

Gestione delle Spedizioni

La gestione, puntuale, delle operazioni di carico e invio dei prodotti è uno degli aspetti fondamentali per mantenere alto il grado di soddisfazione della clientela. La corretta programmazione e il controllo delle spedizioni sono un’esigenza imprescindibile, tenendo in considerazione che i trasporti avvengono anche via mare e per via aerea.

La Soluzione

La gestione e il controllo delle spedizioni sono parte fondamentale del servizio reso al Cliente in maniera efficiente. L’azienda utilizza la procedura Piani di Carico di TREND per coordinare le spedizioni. Con questo modulo è gestita la preparazione, il controllo dello spendibile, e la “spunta” delle merci al carico. Dal portafoglio ordini dei clienti i responsabili compilano un insieme di uno o più ordinativi che, solitamente, hanno in comune la settimana di consegna.

La procedura consente di stampare le liste di picking dei materiali necessari per il completamento dei carichi; l’ordinamento degli articoli in queste stampe può essere scelto dagli operatori: il più utilizzato è l’ordinamento per “locazione di magazzino”, che consente di seguire un percorso ottimale per il prelievo dei prodotti dal magazzino. Il “Riepilogo colli per Cliente” consente, invece, di avere un sunto dei colli destinati ad ogni cliente e riferito ai loro ordini inclusi nel piano di carico. Questo modulo permette anche la stampa delle etichette per il riconoscimento dei colli: queste sono corredate di un codice a barre che consente di sapere a quale riga di quale ordine fa parte l’articolo su cui è stata collocata; una funzione di questa procedura controlla che i colli “letti” con lo strumento facciano parte del carico (segnalando eventuali “colli intruso”) e, quindi, evidenzia quelli non caricati (colli inevasi).

Collegamento alla Vetrina WEB

Arken mette a disposizione della clientela una piattaforma di commercio elettronico di tipo B2B.
Le informazioni riguardanti i prodotti in vendita sono quelle memorizzate sulle schede anagrafiche di TREND, che contengono anche note tecniche e immagini. La problematica più complessa da risolvere è legata alla possibilità di dover gestire, per quasi ogni articolo, una lista di varianti diversa secondo il modello in vendita.

La Soluzione

Arken ha scelto di porre in vendita sul web una serie di prodotti (il proprio catalogo) che, data la loro modularità e possibilità di personalizzazione, possono interessare alla propria clientela per il completamento di arredi già realizzati. L’azienda, quindi, ha progettato, partecipando attivamente allo sviluppo delle procedure implementate nel proprio sito web, un componente di vendita on-line B2B per i propri prodotti, che è una vera e propria estensione del sistema ERP TREND.

Le informazioni a corredo dell’immagine dell’articolo sono memorizzate sulla scheda anagrafica del gestionale: schede tecniche, schemi di montaggio, pesi, dimensioni, ingombri, prezzo, immagini, disponibilità di magazzino, … sono prelevate direttamente dal database di TREND insieme alle informazioni più complesse da gestire, ovvero, quelle relative al “configuratore di varianti” oltre che al calcolo delle diverse date di evasione in tempo reale.

Si è già detto, infatti, di come sia ampia la possibilità di personalizzare gli articoli, utilizzando una lista di varianti che li caratterizza. Per questa esigenza si è realizzato sul web un vero e proprio configuratore di prodotto, le cui regole sono impostate sul database di TREND per l’utilizzo gestionale. In questo modo gli operatori non devono ripetere le imputazioni di dati e nemmeno attivare operazioni di “esportazione” degli stessi dati verso la piattaforma web: la piattaforma utilizza, infatti, lo stesso archivio dati di TREND.

Interfacciamento con CAD

L’azienda utilizza diverse soluzioni CAD: per la progettazione degli ambienti, per la realizzazione di nuovi prodotti e per la compilazione dei listini. I risultati dei progetti CAD si interfacciano al gestionale.

La Soluzione

L’azienda utilizza un avanzato strumento CAD che gli consente di realizzare qualsiasi tipo di mobile richiesto (Macchine in sede permettendo).

È stato necessario creare una procedura di import/export dei dati per evitare la ripetizione delle informazioni. A tal scopo è stata realizzata una importazione automatica di (nuovi) prodotti, distinte base, tempi di lavoro, programmi a bordo macchina e quant’altro necessario per automatizzare il processo di PRODUZIONE nuovi articoli. Inoltre le stesse informazioni sono utilizzate anche per altri scopi. Ad esempio, per la creazione dei Listini. In questo caso TREND riceve le informazioni del prezzo, dimensioni, peso, immagine, schede tecniche allegate. Le anagrafiche degli articoli vengono create automaticamente come automaticamente saranno creati o aggiornati i listini di vendita.

Arken è una azienda con diverse decine di operatori, organizzati in diversi reparti.
L’utilizzo dei dati e delle informazioni è riservato agli operatori secondo l’appartenenza a un dato reparto e secondo le proprie mansioni.

Gestione delle attività ricorrenti

La mole dei dati da gestire nell’azienda richiede una gestione semi automatizzata. È necessario che il sistema gestionale eserciti la funzione di sollecito e promemoria, per il puntuale svolgimento delle mansioni, agli operatori

La Soluzione

Un altro modulo di TREND, il ROBOT, permette di automatizzare le attività ricorrenti all’interno dei reparti. Ad esempio, la stampa degli ordini di acquisto, inevasi e che si trovano oltre la data di consegna, può essere automatizzata ed eseguita a intervalli di tempo pre configurati.

Questo vale anche per il sollecito ai clienti per il recupero del credito, per la stampa dei prodotti sotto scorta, del bilancio e tante altre. In Arken si è andati oltre: poiché le procedure che il ROBOT deve eseguire possono essere create ex novo, il responsabile del reparto ICT, ha progettato e sviluppato speciali funzioni che indicano agli operatori le nuove attività da compiere.

Ad esempio, l’inserimento di un ordinativo di acquisto, da parte di un cliente che ha utilizzato la piattaforma B2B sul WEB, scaturisce una serie di comunicazioni per gli addetti interessati: messaggi interni a TREND, con allegato l’ordinativo da controllare, per gli addetti del reparto commerciale; sms agli agenti incaricati alla gestione del cliente.